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Zwischen Kundenkontakt und Ladenschluss: Die Buchhaltung eines Friseursalons

Zwischen Kundenkontakt und Ladenschluss – Die Buchhaltung eines Friseursalons

Egal ob man sich gerade erst selbstständig gemacht hat oder bereits einen florierenden Laden führt – kein Betrieb im Einzelhandel kann auf eine gute Buchhaltung verzichten. Denn schließlich umfassen die Tätigkeiten eines Friseursalons nicht nur aus Haare färben, schneiden und föhnen. Im Hintergrund laufen viele betriebswirtschaftliche Prozesse ab, die einen Salon am Leben erhalten. Doch aus welchen Punkten setzt sich die Buchhaltung zusammen und auf was muss man achten?


1. Was gehört alles zur Buchhaltung?

Jedes Unternehmen unterliegt der Buchhaltungspflicht. Die Buchhaltung dient dazu, jegliche Geschäftsvorfälle in einem Betrieb zu erfassen. Das bedeutet, dass alle Vorgänge, die Finanzen betreffend, dokumentiert werden müssen. Zu dieser teilweise recht aufwendigen administrativen Aufgabe gehören folgende Teilbereiche, die wichtig für einen Friseursalon sind:

  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen
    Wer Mitarbeiter beschäftigt, hat automatisch deren Gehalt und dazugehörige Abgaben wie Krankenkasse und Sozialversicherung zu zahlen und abzurechnen. Dabei muss man die Arbeitszeiten des Angestellten erfassen, die Gehälter, eventuelle Urlaubsanträge und Krankmeldungen.

  • Warenwirtschaft
    Kunden, die einen Friseurbesuch planen, erwarten selbstverständlich, dass alle benötigten Utensilien, Hilfsmittel und Materialien vorhanden sind. Der Verbrauch an Färbemitteln, Einmalhandschuhen und Pflegeprodukten ist in einem ausgelasteten Friseursalon sehr hoch. Daher muss man stets darauf achten, dass Lagerbestände rechtzeitig neu gefüllt und veraltete Produkte aus dem Sortiment genommen werden. Dies muss natürlich ebenfalls dokumentiert werden.

  • Finanzbuchhaltung
    Diese besteht aus einer Übersicht über die Kontobewegungen (beispielsweise durch Warenein- und -ausgängen) und der Führung eines Kassenbesuchs, in welchem die Bareinzahlungen und die Wechselgeldausgänge verzeichnet werden. Diese digitale Ablage ermöglicht einen guten Überblick über jegliche Finanzvorgänge des Unternehmens.

  • Auftragsbearbeitung und Kundenmanagement
    Der Kunde ist König und will effizient, professionell und freundlich bedient werden. Und das am besten, ohne erst Auskunft geben zu müssen. Daher arbeiten viele Salons mittlerweile mit Kundenkarten, auf denen die wichtigsten Informationen zu den einzelnen Kunden aufgelistet werden. So wissen die Friseurinnen direkt, welche Produkte das letzte Mal verwendet und mit welcher Farbe sie die Haare gefärbt haben. Bei der Auftragsbearbeitung geht es also nicht nur darum, Rechnungen zu erstellen, sondern auch um eine Analyse des Kaufverhaltens der Kunden. So sehen Inhaber auf den ersten Blick, welche Produkte sich gut verkaufen und welche sogenannte Ladenhüter sind.


Nicht nur Kamm und Schere - auch die Kasse muss stimmen!

2. Ein Kassenbuch führen

Besonders im Einzelhandel, wo sehr viele Bargeschäfte getätigt werden, ist für eine bessere Übersicht das Führen eines Kassenbuchs empfehlenswert. Wer im Handelsregister eingetragen und zu einer Bilanz-Aufstellung verpflichtet ist, wird es nicht vermeiden können, ein Kassenbuch zu führen. Dabei gibt es einige Dinge, die es zu beachten gilt: Die Aufzeichnungen müssen verständlich und vollständig sein. In Deutschland herrscht eine Aufbewahrungspflicht, besonders für Rechnungen und in Bezug auf die Umsatzsteuer.

Außerdem hat man als Unternehmer zu gewährleisten, dass sich auch externe Personen (wie das Finanzamt, ein Steuerberater) einen Überblick über die Aufzeichnungen verschaffen können Bei der Führung eines Kassenbuchs ist es wichtig, dass die Einnahmen und Ausgaben täglich festgehalten werden. In einem Friseursalon bedeutet dies, eine detaillierte Aufzählung aller durchgeführten Dienstleistungen, die dazugehörigen Preise und die Mehrwertsteuer. Daher sollte man als Betreiber darauf achten, dass alle Dienstleistungen akribisch erfasst werden. Beispielsweise durch eine Registrierkasse, in die bei jedem Kunden die Leistung aufgezeichnet wird.

In einem Kassenbuch darf man nachträglich keine Änderungen vornehmen. Der ursprüngliche Inhalt muss auch hinterher noch feststellbar sein, sonst folgt schnell der Verdacht des Betrugs. Eventuelle Veränderungen muss man kenntlich machen.

3. Lohnt sich ein Softwareprogramm?

Sofern man die Buchhaltung selbst führt, erleichtert eine Software die Arbeit enorm. Sie arbeiten zuverlässig und enthalten alle notwendigen Informationen, um auch als Laie eine qualifizierte Buchhaltung zu führen. Bei einem Friseursalon bietet sich eine kaufmännische Komplettlösung an, da diese auch ein digitales Kassenbuch beinhalten. Softwareprogramme wie dieses hier, ermöglichen einen schnellen Zugriff auf alle wichtigen Unterlagen. Durch vorhandene Vorlagen lassen sich auch Lohnveränderungen innerhalb von Sekunden anpassen. Dies ist dahingehend praktisch, da sich Anfang 2017 der deutschlandweite Mindestlohn auf 8,84€ erhöht.

Obwohl viele Angestellte der Friseurbranche zwar einen deutlich höheren Stundensatz bekommen und sich das Einstiegsgehalt zwischen 1500 und 2000 Euro je nach Branche einpendelt, gibt es doch gerade in der Gründerszene genug Filialen, die sich nur den Mindestlohn leisten können. Mit wenigen Handgriffen kann man ermitteln, wie sich Lohnerhöhungen auf den Betrieb auswirken und neue Gehaltsabrechnungen erstellen. Mit einer solchen Unternehmenssoftware sind Auftragsbearbeitungen, Lagerbestände und Finanzüberblicke in Sekundenschnelle erstellt, erfasst und ausgedruckt.



Fotos: monkeybusinessimages, leaf |ISTOCKPHOTO


 
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